ملخص الأعمال الموجهة لمقياس المنهجية سنة ثانية ليسانس
موضوع التحرير الإداري للفوج: 06
مقدمة:
يعتبر التحرير الإداري من بين المواضيع الهامة للطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التي تمكنه من التراسل الإداري و التعامل القانوني مع بقية الهيئات و الإدارات بشكل رسمي و لهذا يتبادر إلى أذهاننا التساؤل التالي عن ماهية التحرير الإداري؟ وما هي مميزاته وصيغه؟
لمعالجة هذه الإشكالية سنتطرق في هذا البحث إلى تقديم منهجية واضحة المعالم لتحرير الرسالة الإدارية وذلك من خلال إبراز بعض الجوانب والتقنيات المنهجية للتحرير الإداري سنفرغها في قالب متفرع إلى مبحثين كالتالي:
المبحث الأول: ماهية التحرير الإداري
المطلب الأول: مفهوم التحرير الإداري
مفهومه لغة: حرر يحرر تحرير أي كتب، وتحرير الكتاب وغير تقويمه.
وتحرير الكتابة: إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير.
مفهومه اصطلاحا: تعني الإنشاء والكتابة.
و تعرف بانها مجموعة الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وكذلك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها.
المطلب الثاني: أهمية التحرير الإداري
الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات: للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية وهي من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري.
أن التحرير الإداري مادة عمل وميدان للتطبيق: فأهميته العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها، فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا، أما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة.
أن للتحرير الإداري دلالة مادية في الإثبات: الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتها الرسمية.
تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة: فالتحرير الإداري بسيط الاستعمال، قليل التكاليف سهل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة.
المطلب الثالث: خصائص التحرير الإداري
احترام التسلسل الإداري: يقوم التنظيم الإداري في الدولة على أساس التسلسل الإداري– التدرج أو السلم الإداري– وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى لدينا على سبيل المثال.
وكمثال على ذلك:
إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز، بوساطة مدير الموظفين، بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة.
المسؤولية والحذر: إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري، ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ".
واجب المحافظة على سر المهنة: يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة، فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري.
المبحث الثاني: مميزات الأسلوب الإداري و صيغ التحرير
المطلب الاول : مميزات الأسلوب الإداري
الموضوعية: أن الإدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفق مزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي بشري هادف و هي تهدف إلى تحقيق المصلحة العامة ويجب أن يتجسد ذلك في كتاباتها، وبعبارة موجزة على المحرر الابتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحياد والعواطف.
لذا يجب إبعاد العبارات التالية عن التحرير: يسرني ..، في انتظار قراءتكم...، في انتظار ردكم...، يطيب لي أخاطبكم بصفتي مسؤولا ......الخ
ويفضل استعمال العبارات التالية : يشرفني ...، لي الشرف...، ألتمس ...، أرجو ..، يؤسفني....الخ.
الوضوح والبساطة: عليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة دون غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكلام، فلا نكتب كما نتكلم وذلك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهما جيدا وفقا للقاعدة " خاطبو الناس على قدر عقولهم".
فيجب التقيد بما يلي :
- يستحسن أن يكون نص البلاغ متألفا من ألفاظ سهلة ومتداولة وعبارات موجزة.
- تجنب الألفاظ الغريبة والكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها.
- ينبغي تجنب الخيال مما قد يسبب لبسا في المعنى وغموضا فيه.
- كما يجب أن تكون لغة الرسالة الإدارية لغة سهلة مألوفة في مستوى لغة الصحف والمجلات أو أرقى منها قليلا.
الإيجاز والدقة: يقصد بالإيجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل ممل ولا تقصير مخل وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر الإمكان على أن تكون كاملة ودالة.
المجاملة: تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص الأسلوب الإداري شكلا من أشكال الاحترام ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري.
المطلب الثاني :صيغ التحرير الإداري
1-صيغ التقديم: ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة، هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون.
وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :
أ- صيغ التقديم بدون مرجع: وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو نازلة ومن العبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / أن أتعهد أليكم / آمركم / أرجو /أن أدعوكم.
ب:صيغ التقديم بمرجع: تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الآتي:
- ردا على رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. ، يشرفني ......
2- صيغ العرض والمناقشة: وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الآتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري: قررت أو سأتخذ قرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذ موقفا ما...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس: أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ ل أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي .
جـ- بعض صيغ الترتيب: أولا: .................، / ثانيا: ................،/ ثالثا.......
من جهة ..../ من جهة أخرى ..../ وبتالي ..../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .....
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات: ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالآتي: - تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في: …………. والمتعلقة ب:………
3- صيغ الخاتمة :
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارة المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يشغلها المرسل إليه ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه.
من أسفل إلى أعلى:
تفضلوا سيدي، بقبول تحيات الاحترام، تقبلوا سيدي، فائق عبارات الاحترام والتقدير.
أما بالنسبة إذا كانت المراسلة مع امرأة فيجب مراعاة ما يلي :
إذا راسلت امرأة رجلا: فلا ينبغي لها أن تضمّن عبارة الاحترام في رسالتها شيئا عن مشاعرها، فهذا ليس لائقا وأفضل.
عبارة يمكن أن تختم بها رسالتها مثلا: تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير والاحترام.
فإذا راسل رجلا امرأة: لا يجب أن تتضمن المشاعر بل يكتفي بالتحيات الخالصة أو عبارة التقدير.
أما إذا كانت بين امرأتين: ويكون التعبير كالآتي: مشاعر التقدير، مشاعر الوفاء .
أمّا بخصوص إلغاء التحيات الختامية:
فلقد جرت العادة في الكثير من الإدارات إلغاء التحيات الختامية إلغاء كاملا، عندما يتعلق الأمر بمراسلة داخلية بين الرؤساء والمرؤوسين.
الخاتمة:
وختاما لملخص هذا الموضوع نقول إن المراسلات الإدارية أمر ضروري و هام لكل موظف أو عامل أو أي شخص يتعامل مع إدارة معينة، لجعل تلك المعاملات في صيغة قانونية وللمراسلات الإدارية أنواع كل بحسب حاجته.